Servis Yönetimi ile Ürün, İşlem ve Hizmet Tanımları

 Servis hizmetini verdiğiniz tüm ürünleri, işlemleri ve hizmetleri tanımlayarak kullanım esnasında bu bilgilerden faydalanabilirsiniz. Bu sayede fiş girişlerinizde hız kazanarak müşterilerinizi bekletmeden işlem yapabilirsiniz.

• Servis hizmeti verdiğiniz ürünleri kaydederek servis işlemleriniz esnasında tanımladığınız ürünleri seçebilme,
• Ürünlerin marka ve modellerini tanımlayarak fişler içerisinde bu marka ve modellerden seçim yapabilme,
• Verdiğiniz hizmetleri tanımlayarak servis fişleri düzenleme işlemlerinde bu tanımlardan faydalanabilme,
• Hizmet tanımlarına grup ekleyebilme,
• Verilen hizmet üzerinden müşterilerinizin bonus kazanarak daha sonra kazandıkları bonusları harcamalarını sağlayabilme,
• Hizmet kartlarına KDV ve OİV oranı belirtebilme,
• Servis aşamalarını belirleyebilmek için işlem tanımları oluşturarak işlem ücreti belirleyebilme ve fiş düzenlerken bu ücretlerden faydalanabilme,
• Paket tanımları yaparak servis işleminde kullandığınız sadece paket olarak verilen yedek parçaları servis fişine ekleyebilme,
• Pakete özel fiyat tanımlayabilme veya paket içerisindeki stokların fiyatlarını kullanabilme imkanı,
• İşlem tanımlarını hizmet tanımları ile eşleştirebilme,
• Hizmet tanımlarına özel kod ekleyerek gruplandırabilme,
• Araç tanımları oluşturarak servis fişini kontrol edebilme.
• Servis grup tanımları yaparak filtreleme yapabilme,
• Beklemede, işleme girdi vb. gibi fiş durum tanımları oluşturabilme ve servis iş yükünü görüntüleyebilme

Servis Bakım Sözleşmesi

   Servis Yönetimi Programı ile bakım anlaşması yaptığınız tüm işletmeleri kaydederek bakım sözleşmeleri düzenleyebilir, sözleşmeleri randevu kaydına aktararak hızlı bir şekilde işlem yapabilirsiniz. Düzenlediğiniz sözleşmelerin çıktılarını alarak imzalandıktan sonra taratılmış halini sözleşme kartlarına dosya olarak ekleyebilirsiniz.

• Sözleşmenin başlama ve bitiş tarihlerini girerek periyodik tekrar aralığı belirleyip belirlenen aralıklara bağlı olarak hangi zamanlarda bakım yapılacağını sözleşme esnasında kararlaştırabilme,
• Sözleşmeyi gerçekleştiren sorumlu personel ve işlemi yapacak personelleri belirleyebilme,
• Sözleşmenin hangi ürünleri kapsadığını belirleyebilme,
• Sözleşme üzerinde belirtilen kişiye daha önce hangi hizmetlerin verildiğini görebilme,
• Dosya özelliği sayesinde sözleşme çıktılarını ekleyerek ihtiyaç duyulduğunda faydalanabilme,
• İstenildiği zaman bakım sözleşme listesini alarak incelenmesi gereken sözleşmelere ulaşabilme imkanı,
• Servis bakım sözleşmesinde işlem kodu belirleyebilme,
• Özel tanımlar sekmesinden, talep edilmesi durumunda özel alan tanımları oluşturabilme.

Servis Fişi

Pek çok sektöre yönelik çözüm önerileriyle Türkiye’nin lider firması AKINSOFT, Wolvox servis yönetimi modülü sayesinde hizmet sektörüne de alternatif çözümler getiriyor.
Servis fişi üzerinden verdiğiniz tüm servis hizmetlerini kaydederek işlemi yapan personelden işlem süresince kullanılan yedek parçalardan ve fişin muhasebelenmesine (faturaya aktarılması) kadar ki tüm süreci takip edebilme,

• Müşterilerinize satışını yaptığınız ürünlerin veya sadece verdiğiniz hizmetin servis işlemlerini kaydedebilme,
• Fiş durumları tanımlayarak ürünlerin hangi aşamada olduğunu takip edebilme,
• Müşteri ürünü satın aldığı anda servis kapsamına dahil edebilme,
• Ürünü teslim eden ve teslim alan kişileri fiş üzerinde belirtebilme,
• Teslim alınma ve teslim edilme tarih ve saatlerini belirtebilme,
• Servis fişini irsaliye veya faturaya aktarabilme ve muhasebelenme tarihlerini kaydedebilme,
• Servise gelen ürünün, markasını, modelini, seri numarasını belirterek seri numarası üzerinden kaçıncı kez servise geldiğini takip edebilme,
• Bakım sözleşmesinden ve randevu kaydından servis fişine aktarım yapabilme,
• Müşterinin bildirimi ve sorumlunun görüşünü düz metin şeklinde giriş yapabilmesi,
• Servise alınan ürüne ne gibi işlemler yapıldığını seçerek aşamasını, kaç saat sürdüğünü ve ücretini belirleyebilme,
• Servis hizmeti veren personel içinden seçim yaparak personel iş yükü raporları alabilme,
• Personel raporları sayesinde hangi personelinizin daha aktif olduğunu belirleyebilme ve personel iş yüklerine göre görev verebilme,
• Hizmet vermediğiniz ancak servis işlemini takip etmenizi gerektiren türde işlemler için servis fişleri üzerinden dış cari seçebilme,
• Seçim yaptığınız dış carilerde hangi ürünler olduğunu ve hangi servis fişlerinde takip edildiğini raporlayabilme imkanı.
• Servis fişi üzerinde toplam tutarlara iskonto uygulayabilme,
• Servis fişine yedek parça ekleyerek yedek parça satışlarından personellerinize prim verebilme.
• Fiş üzerinde özel alan tanımları oluşturarak fiş ekranı kullanımınıza göre eklemeler yapabilme,
• Fişe eklediğiniz yedek parça bakiyelerini anında görüntüleyebilme,
• Fişi cari ve stok harekete işleyerek muhasebelendirme işlemi sonrasında muhasebelendirilen toplamı cariye yansıtabilme,
• Servis fişleri için giriş ve teslim tutanağı yazdırabilme,
• Fiş üzerinden cari etiketi yazdırarak adres bilgilerini çıktıya dökebilme,
• Fiş üzerinden seçtiğiniz yedek parçaların kar/zararlarını alabilme,
• Dosya ekleme özelliği sayesinde servis hizmetiyle alakalı olarak eklemek istediğiniz verileri fişe iliştirebilme.
• Fiş durum değişikliklerinde otomatik e-posta veya SMS gönderimi yaparak müşteriyi servis süreciyle ilgili bilgilendirebilme,
• AKINSOFT WOLVOX E-Ticaret Programı üzerinde yapacağınız özel ayarlar sayesinde programı servis takibi için kullanarak müşterilerin web sitenizden ürün durum detayları hakkında bilgi sahibi olma imkanı,
• Servis fişi kaydı sırasında hangi bakım sözleşmesine istinaden işlem yapıldığını belirleyebilme

Araç İş Yükü

Servisini verdiğiniz ürünün servis işlemi kadar teslim edilme süresi de önemlidir. Zamanında teslim edilmeyen ürünler, hizmetiniz ne
kadar kaliteli olursa olsun işlerinizi gölgede bırakacaktır. Araç iş yükü sistemini devreye aldığınız anda stoklarınızın her bir parçası için montaj ve teslimat sürelerini belirleyerek sipariş üzerinden araç iş yükünü Servis Yönetimi ile kolayca oluşturabilirsiniz.

• Stok tanımları üzerine montaj süresi belirterek araç iş yükü oluşturmada bu bilgilerden faydalanabilme,
• Araç tanımları oluşturarak servise çıkan araçlarınızın plakalarını ve aracı kullanma yetkisine sahip personelleri belirleyebilme,
• Siparişi kaydettiğiniz anda ürünlerin hangi tarihte teslim edileceği bilgisini belirtip programın otomatik araç iş yükü çizelgesi oluşturmasını sağlayabilme,
• Sipariş formu üzerinden ek teslimat süreleri belirterek, toplamda teslim süresini belirleyebilme,
• Teslimat sonrasında personellerinizin toplamda müşteride geçirdikleri süreleri tespit edebilme,
• Araç iş yükü raporları sayesinde hangi tarihte, hangi ürünlerin ve kim tarafından teslim edildiği bilgisine erişebilme,
• Araç iş yükü çizelgesi sayesinde teslimat bilgilerini çizelge üzerinden takip edebilme imkanı

Seri/Lot – Garanti Takip

   WOLVOX ERP Servis Modülü, seri numarası üzerinden takip ettiğiniz ürünlerinizi ve garanti geçerlilik süre kontrollerini sizin yerinize yapacak.

• Stok tanımlarınızın izleme tiplerini seri no veya lot (parti) olarak belirleyebilme,
• Seri/Lot numarası ile giriş yaptığınız stoklarınızı satış esnasında barkod okutarak direkt tespit edebilme
• Lot numarası üzerine ürünün giriş (gün, ay, yıl, saat, dakika, sayaç ve stok kod vb.) bilgilerini ekleyebilme,
• Lotlu çalışan sistemlerde maliyetlerde eşleştirme yaparak ürünlerin giriş üzerinden net maliyetlerini hesaplayabilme,
• Ürünün tüm giriş ve çıkış seri/lot hareketlerinin raporunu alabilme,
• Ürünün kaç kere garantiye geldiğini servis fişi üzerinden tespit edebilme,
• Son kullanma tarihi izleme alanından faydalanarak son kullanma tarihi yaklaşan ürünlerinizi raporlayabilme,
• Son kullanma tarihi yaklaşan ürünleriniz için hatırlatma yapabilme,
• Elinizde kalan tüm seri numaraları raporlayabilme,
• Girişi yapılmadan çıkışı yapılan seri numaraları raporlayarak oluşabilecek yanlışlıkların önüne geçme imkanı,
• Lot olarak kaydedilen ürünleri parçalayarak satabilme,
• Toplu seri/lot hareketi girebilme ve bakiye görüntüleyebilme,
• Seri/lot girişi sırasında ana stok hareketi seçerek kayıt edebilme

Akınsoft Wolvox Servis Yönetimi Programı ; WOLVOX ERP programının bir modülüdür ve muhasebe tam entegrasyonlu çalışmaktadır. Servis Fişini kolayca E-Fatura yada E-Arşiv faturaya aktarabilir ve müşterilerinizin cari hareketlerini takip edebilirsiniz.